Was seit Jahrzehnten nur der „gelbe Schein“ hieß, gibt es seit dem 01.01.2023 vielfach nur noch elektronisch.
Fakt ist, dass gesetzliche versicherte Arbeitnehmer und Minijobber den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit nicht mehr selbst dem Arbeitgeber aushändigen müssen, sondern der Arbeitgeber nunmehr dies selbst bei der Krankenkasse abrufen muss.
Alle privat Versicherten, Beihilfeberechtigte und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von Ärzten im Ausland sind hiervon nicht betroffen. Wer Arbeitslosengeld bezieht ist ebenfalls nicht betroffen. Auch bei Minijobbern in Privathaushalten und für Bescheinigungen für kranke Kinder von Arbeitnehmers verbleibt es noch bei der bisherigen Papierform. Auch Zeiten von Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen werden nicht elektronische gemeldet.
Für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung stellt sich der Ablauf wie folgt dar:
- Arbeitnehmer informieren den Arbeitgeber
Die Arbeitnehmer melden sich selbst –wie bisher auch- unverzüglich beim Vorgesetzten als arbeitsunfähig und geben eine voraussichtliche Dauer an. So kommen sie ihrer Meldepflicht nach. Eine ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit ist spätestens am 4. Tag der Arbeitsunfähigkeit erforderlich, vgl. § 5 EntgFG. Die Vorlage eines Nachweises der Arbeitsunfähigkeit durch den Arbeitnehmer entfällt künftig.
- Arztpraxis meldet an die Krankenkasse
Nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit meldet der Arzt oder das Krankenhaus die erforderlichen Daten verschlüsselt an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer erhält (bis auf Weiteres) einen „Durchschlag“ in Papier der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als Beweismittel für seine Unterlagen.
- Datenabruf des Arbeitgebers bei der Krankenkasse
Erst nachdem die Krankmeldung des Arbeitnehmers (meist erst am Folgetag verfügbar) erfolgt ist, darf der Arbeitgeber eine Abfrage zur Arbeitsunfähigkeit bei der zuständigen Krankenkasse einholen. Sollte der Abruf „zu früh“ sein, wird das Kennzeichen „4“ (für „eAU“ liegt noch nicht vor) zurückgemeldet.
Ein automatischer Transfer findet nicht statt. Daher ist eine erneute Abfrage erforderlich. Die Abfrage hat für jeden Beschäftigten individuell und einzeln und für einen konkreten Zeitraum zu erfolgen.
Die zuständige Krankenkasse hält hierzu folgende Daten bereit:
- Name des Beschäftigten
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
- Kennzeichnung als Erst-, oder Folgemeldung und
- Angabe, ob Arbeitsunfähigkeit auf Arbeitsunfall/ Unfall beruht
- Datenabruf von einem externen Dienstleister
Wenn die Lohnbuchhaltung von einem externen Dienstleister (Bsp. Steuerkanzlei) durchgeführt wird, kann die Abfrage auch vom Dritten vorgenommen werden, wenn der Arbeitgeber mitteilt, welcher Arbeitnehmer ab wann arbeitsunfähig ist.
Eine Regelung des arbeitsteiligen Vorgehens sollte daher mit unserem Lohnbüro abgestimmt werden.
Der Inflationsdruck ist weltweit hoch. In Deutschland erreichte die Teuerungsrate bereits die zehn Prozentmarke. Aus diesem Grund hat die Bundesregierung umfangreiche Entlastungspakete „geschnürt“. Eine Entlastungsmaßnahme zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise ist die sog. Inflationsausgleichsprämie oder auch Inflationsausgleichsbonus oder nur Inflationszulage genannt. Sie hat das Ziel von steuerfreien Sonderzahlungen.
Nach dem „Modell“ der steuerfreien Auszahlungen von corona-Prämien in Höhe von EUR 1.500 (bis 31.03.2022) gibt es seit dem 26.10.2022 nun die Möglichkeit, den Arbeitnehmern eine sog. Inflationsausgleichsprämie von EUR 3.000 zu bezahlen. Auch Teilzeitkräfte, Minijobber, Auszubildende und Werkstudenten können Empfänger einer (ungeschmälerten) Inflationsausgleichsprämie sein.
Voraussetzung ist auch hier, dass die Zahlung „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ vorgenommen, gem. § 3 Nr. 11c EStG und gesondert ausgewiesen wird. Die Leistung kann in Form eines Zuschusses in Geld oder in Sachbezügen (wie etwa Tank-, Waren-, Essensgutscheine) in einem Einmal- oder in mehreren Teilbeträgen bis zum 31.12.2024 erfolgen. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist die Inflationsausgleichsprämie sowohl steuer- wie auch sozialabgabenfrei. Die erhaltene Inflationsausgleichsprämie muss nicht in der Einkommensteuer angegeben werden und damit auch keine Auswirkung auf den Steuersatz.
Wie bei der corona-Prämie dürfen Arbeitgeber den ohnehin geschuldeten Arbeitslohn nicht, wie etwa ein vertraglich festgelegtes Weihnachtsgeld oder andere regelmäßigen Zahlungen als Inflationsausgleichsprämie „umdeklariert“ werden. Entsprechendes gilt auch für Leistungen aus einer Gesamtzusage oder einer betrieblichen Übung.
Einen rechtlichen Anspruch auf Auszahlung einer Inflationsausgleichsprämie haben die Beschäftigten nicht. Die Auszahlung erfolgt durch die Arbeitgeber auf freiwilliger Basis. Vor dem Hintergrund des Gleichbehandlungsgrundsatzes müssen Arbeitgeber für mögliche Unterschiede bei der Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie nur an einige Beschäftigte oder Beschäftigungsgruppen einen sachlichen Grund hierfür belegen können.
Da es sich bei der Inflationsausgleichsprämie um eine freiwillige Sonderzahlung handelt, ist daher gar nicht klar, wie viele Unternehmen ihrer Belegschaft eine solche Zahlung gewähren werden und ob sie die volle Summe ausschöpfen. Das Bundesfinanzministerium rechnet wegen des Abzugs der Sonderzahlungen als Betriebsausgaben mit Mindereinnahmen bei den Unternehmenssteuern von rund 1,2 Mrd. EUR. Nicht alle Unternehmen werden sich aber Sonderzahlungen überhaupt erlauben können, da sie selbst von der Krise betroffen sind.
Nur wenn die Inflationsausgleichsprämie Teil eines Tarifabschlusses sein wird, haben Beschäftigte hierauf einen Anspruch. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes sind dies aber nur ca. 44% aller Beschäftigten in Deutschland.
Die Rahmenbedingungen für eine Befreiung von der Sozialversicherungspflicht werden immer restriktiver und sind nach wie vor umstritten. Das Bundessozialgericht verfolgt in jüngeren Entscheidungen eine eher „strengere“ Gangart.
Für GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer über 50% ist zwar eine Befreiung von der Sozialversicherungspflicht die Regel, bei einer Beteiligung von gleich und unter 50% werden die Anforderungen an eine Sozialversicherungsfreiheit im Rahmen von Statusfeststellungsverfahren durch Einzelfallentscheidungen weiter präzisiert.
Klar wird hierbei, dass ein Minderheitsgesellschafter, der nur auf bestimmte Angelegenheiten ein satzungsrechtliches höchst persönliches Sonderrecht hat und daher nur bestimmte Gesellschafterbeschlüsse verhindern kann, bspw. seine Abberufung, nicht als „Selbständig-Tätiger“ angesehen wird. Das Bundessozialgericht fordert in einem Urteil vom 01.02.2022 vielmehr, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer einen maßgeblichen Einfluss auf alle Gesellschafterbeschlüsse ausüben können muss. Bloße „Blockademöglichkeiten“ aufgrund von Vetorechten genügen hierfür nicht (mehr). In seiner Entscheidung vom 13.12.2022 präzisiert das Bundessozialgericht diese Voraussetzung noch dahingehend, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer über eine umfassende, die gesamte Unternehmenstätigkeit einschließende Sperrminorität verfügen muss. Gerade die gewöhnliche Geschäftsführung als das wesentliche Betätigungsfeld des Geschäftsführers muss ebenfalls von einer „Sperrminoritätsmacht“ umfasst sein.
Daneben reicht auch eine Stimmbindungsvereinbarung mehrerer Minderheits-Gesellschafter-Geschäftsführer, die gemeinsam alle Entscheidungen in der Gesellschaft bestimmen können, nicht aus. Nach dem Urteil des Bundessozialgericht vom 01.11.2022 ist eine außerhalb des Gesellschaftsvertrages getroffene Poolvereinbarung bei der sozialversicherungsrechtlichen Prüfung nicht zu berücksichtigen. Insofern sei bei der Beurteilung der Sozialversicherungspflicht allein die Satzung zugrunde zu legen und zu prüfen.
Im Ergebnis dürfte es in der Praxis eher eine Ausnahme darstellen, dass sich ein mehrheitlich an der Gesellschaft beteiligter Gesellschafter darauf einlässt, seinen Einfluss derart zu teilen. Dies zeigt auch die Vielzahl der Entscheidungen, bei denen gerade die wichtigen Grundlagenentscheidungen nicht vom Vetorecht umfasst sind.
Vor diesem Hintergrund ist der sozialversicherungsrechtliche Status eines Minderheitsgesellschafters (erneut) im Wege eines Statusfeststellungsverfahrens abzuklären.
Mobiles Arbeiten oder auch Remote Working spielt mittlerweile am Standort Deutschland eine wichtige Rolle bei der betrieblichen Fachkräftesicherung/ -gewinnung. Während Remote Work das Arbeiten von einem beliebigen Ort – auch im Ausland – abseits des Büros meint, ist „workation“ eine Kombination von „work“ und „vacation“, also eine Verbindung von Arbeit und Urlaub an einem beliebigen (Urlaubs-) Ort. Beide Varianten erfordern eine sorgfältige Auseinandersetzung mit den einhergehenden arbeits-, sozialversicherungs- und natürlich steuerrechtlichen Problemen durch den Arbeitgeber.
Zunächst ist zu prüfen, ob durch die Tätigkeiten im Homeoffice der deutsche Arbeitgeber im Ausland eine ausländische Betriebsstätte begründet. Da im deutschen Steuerrecht keine Legaldefinition einer Homeoffice-Betriebsstätte existiert, sind die allgemeinen Merkmale der Geschäftseinrichtung, wie örtliche/ zeitliche Festigkeit, Dienen der Geschäftstätigkeit und der Verfügungsmacht über die Einrichtung heranzuziehen. Dadurch dass ein Arbeitgeber regelmäßig keine Verfügungsmacht über eine Wohnung des „einfachen“ Arbeitnehmers besitzt, wird eine Betriebsstätte nach deutschem Steuerrecht regelmäßig nicht begründet.
Dies ändert sich jedoch bei leitenden Angestellten und Geschäftsführern, da deren Tätigkeiten nicht bloße Hilfs- und Nebentätigkeiten darstellen und daher eine Geschäftsleitungs-Betriebsstätte nach deutschem Steuerrecht begründet wird.
Die Annahme der deutschen Steuerpflicht kann sich jedoch auch beim „einfachen“ Arbeitnehmer dann ändern, wenn er trotz inländischem Wohnsitz die Voraussetzungen einer Ansässigkeit (=Mittelpunkt der Lebensinteressen bei mehreren Wohnsitzen) in Deutschland nach internationalem Doppelbesteuerungsrecht verliert oder das Besteuerungsrecht nach DBA-Regelungen auf den Tätigkeitsstaat übergeht. Letzteres ist dann der Fall, wenn die im Ausland ausgeübte Tätigkeit länger als 183 Tage innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten andauert. Vorbehaltlich einer Einzelfallüberprüfung führen im Ergebnis lediglich vorübergehende Tätigkeiten im EU-Ausland nicht zu negativen Auswirkungen auf steuerliche Verpflichtungen des Arbeitgebers. Weitere Harmonisierungen einer expliziten „Homeoffice“-Freizügigkeit, die auch im Koalitionsvertrag verankert wurde, sind jedoch zu erwarten.
Arbeitet ein Mitarbeiter für einen inländischen Arbeitgeber und hat er nur einen ausländischen Wohnsitz, richtet sich die deutsche Besteuerung nach den Regeln der beschränkten Steuerpflicht, die eine Ausübung oder eine Verwertung der Tätigkeit im Inland voraussetzt. Eine einheitliche Gehaltszahlung wäre dann in einen in Deutschland steuerbaren und nicht steuerbaren Teil (nach Tagen/ Stunden) zu zerlegen. Ausnahmen gelten aber nach einigen DBAs für Grenzgänger und Geschäftsführer.
Bei unbeschränkt Steuerpflichtigen unterhalb der 183 Tagesregel und bei beschränkt Steuerpflichtigen (ohne Wohnsitz im Inland) verbleibt es dann bei inländischen Lohnsteuerabzug durch den Arbeitgeber.
Lassen Sie sich bei Gestaltungen im internationalen Steuerrecht von uns beraten.