Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Was seit Jahrzehnten nur der „gelbe Schein“ hieß, gibt es seit dem 01.01.2023 vielfach nur noch elektronisch.

Fakt ist, dass gesetzliche versicherte Arbeitnehmer und Minijobber den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit nicht mehr selbst dem Arbeitgeber aushändigen müssen, sondern der Arbeitgeber nunmehr dies selbst bei der Krankenkasse abrufen muss.

Alle privat Versicherten, Beihilfeberechtigte und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von Ärzten im Ausland sind hiervon nicht betroffen. Wer Arbeitslosengeld bezieht ist ebenfalls nicht betroffen. Auch bei Minijobbern in Privathaushalten und für Bescheinigungen für kranke Kinder von Arbeitnehmers verbleibt es noch bei der bisherigen Papierform. Auch Zeiten von Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen werden nicht elektronische gemeldet.

Für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung stellt sich der Ablauf wie folgt dar:

Arbeitnehmer informieren den Arbeitgeber

Die Arbeitnehmer melden sich selbst –wie bisher auch- unverzüglich beim Vorgesetzten als arbeitsunfähig und geben eine voraussichtliche Dauer an. So kommen sie ihrer Meldepflicht nach. Eine ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit ist spätestens am 4. Tag der Arbeitsunfähigkeit erforderlich, vgl. § 5 EntgFG. Die Vorlage eines Nachweises der Arbeitsunfähigkeit durch den Arbeitnehmer entfällt künftig.

Arztpraxis meldet an die Krankenkasse

Nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit meldet der Arzt oder das Krankenhaus die erforderlichen Daten verschlüsselt an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer erhält (bis auf Weiteres) einen „Durchschlag“ in Papier der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als Beweismittel für seine Unterlagen.

Datenabruf des Arbeitgebers bei der Krankenkasse

Erst nachdem die Krankmeldung des Arbeitnehmers (meist erst am Folgetag verfügbar) erfolgt ist, darf der Arbeitgeber eine Abfrage zur Arbeitsunfähigkeit bei der zuständigen Krankenkasse einholen. Sollte der Abruf „zu früh“ sein, wird das Kennzeichen „4“ (für „eAU“ liegt noch nicht vor) zurückgemeldet.

Ein automatischer Transfer findet nicht statt. Daher ist eine erneute Abfrage erforderlich. Die Abfrage hat für jeden Beschäftigten individuell und einzeln und für einen konkreten Zeitraum zu erfolgen.
Die zuständige Krankenkasse hält hierzu folgende Daten bereit:

Name des Beschäftigten
Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
Kennzeichnung als Erst-, oder Folgemeldung und
Angabe, ob Arbeitsunfähigkeit auf Arbeitsunfall/ Unfall beruht

Datenabruf von einem externen Dienstleister

Wenn die Lohnbuchhaltung von einem externen Dienstleister (Bsp. Steuerkanzlei) durchgeführt wird, kann die Abfrage auch vom Dritten vorgenommen werden, wenn der Arbeitgeber mitteilt, welcher Arbeitnehmer ab wann arbeitsunfähig ist.

Eine Regelung des arbeitsteiligen Vorgehens sollte daher mit unserem Lohnbüro abgestimmt werden.