Meldepflichten für TSE-Kassen ab 01.01.2025

Mehr als acht Jahre nach der Bekanntgabe des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an
digitalen Grundaufzeichnungen kommt zum 1.1.2025 die digitale Meldepflicht.
Die Bereitstellung der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit über die ERiC-Schnittstelle
des Programms „Mein ELSTER“ und das ELSTER-Formular „Mitteilung über elektronische
Aufzeichnungssysteme § 146a Abs. 4 AO“ wurde vom BMF mit Schreiben vom 28.6.2024
bekanntgegeben.

Die Meldepflicht ist neben der Einzelaufzeichnungspflicht, die Pflicht, das elektronische
Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen durch eine BSI zertifizierte
technische Sicherheitseinrichtung (zTSE) zu schützen und der Belegausgabepflicht sind
wesentliche Bestandteile zur Bekämpfung von Manipulationen von elektronischen
Aufzeichnungssystemen in Bargeldbranchen.

Die Meldepflicht gilt für Steuerpflichtige, die für die Erfassung aufzeichnungspflichtiger
Geschäftsvorfälle oder anderer Vorgänge elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS)
verwenden. Dazu gehören bspw. elektronische/ computergestütze Kassensysteme oder
Registrierkassen; Tablet-/ App-Kassensysteme (softewarebaisierte elektr.
Aufzeichnungssystem); Waagen mit Registrierkassenfunktion, Warenwirtschaftssysteme mit
Kassenfunktion; Hotelsoftware mit Kassenfunktion; Praxissoftware für Ärzte mit integriertem
Kassenmodul; EU-Taxameter; Wegstreckenzähler).

Die Mitteilung bezieht sich stets auf eine Betriebsstätte, so dass in der Mitteilung alle TSE-
Kassen einer Betriebsstätte zu übermitteln sind. Flexibler Verkaufsstand (Bsp.
Weihnachtsmarkt), Mobile Food-Trucks oder Taxi sind keine feste Geschäftseinrichtungen.
Anders dagegen Verkaufsstände auf Wochenmärkten mit festem Standaort, der rechtlich
gesichert ist. Jede Mitteilung muss jeweils alle eAS einer Betriebsstätte enthalten (sog.
Bruttoverfahren). Einem eAS können mehrere Eingabegeräte zugeordnet sein. Meldepflichtig
sind eAS, nicht Erfassungsgeräte.

Für die Meldung können 3 Übertragungswege genutzt werden:

Diekteingabe durch Steuerpflichtigen im ELSTER-Formular „Mitteilung über elektronische Auzeichnungssysteme“
Upload einer XML-Datei (aus Kassesoftware) in Mein-Elster
Datenfernübertragung aus Software via ERiC-Schnittstelle (Elster Rich Client)

Meldezeitpunkt

bis spätestens zum 31.07.2025
Ab dem 01.07.2025 angeschaffte eAS
innerhalb eines Monats nach Anschaffung/ Besitzübernahme
Ab dem 01.07.2025 außer Betrieb genommene eAS
innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme

Ausschlaggebend ist der blosse Besitz eines eAS. Daraus folgt, dass auch Systeme erfasst werden, die vorgehalten, aber noch nicht benutzt werden. Gemietete, geleaste oder kurzfristig geliehende eAS stehen angeschäften Geräten gleich. Auch geschenkte und noch ungenutzte Geräte müssen gemeldet werden.

Systeme sind dann endgültig außer Betrieb genommen, wenn sie auch nicht mehr im Betrieb
vorgehalten werden, d.h. nicht mehr physisch vorhanden sind.

Zu meldende Daten:

Name des Steuerpflichtigen
Steuernummer des Steuerpflichtigen
Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE)
Art der verwendeten elektronischen Aufzeichnungsssteme (eAS)
Anzahl der verwendeten eAS
Seriennummer des verwendeten eAS
Datum der Anschaffung/

Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten eAS
Weiterhin sind detaillierte Aufzeichnungen über die in einem Unternehmen eingesetzten DV-
Systeme nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung in einer
Verfahrensdokumentation zu führen und jeweils zu aktualisieren.