Neue Mitwirkungspflichten und Abläufe bei Betriebsprüfungen

Die steuerliche Außenprüfung befindet sich weiterhin im Wandel. Neben neuen Prüfungs­methoden insbesondere zur (Massen-) Datenanalyse, der Kassen-Nachschau, der Einfüh­rung einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungs­systeme mit Kassierfunktion, sind nur erste Schritte für die Verbesserung der Kooperation zwischen Finanzverwaltung und Unternehmen normiert worden.

Dies betrifft zum einen für nicht kooperative Steuerpflichtige erweitere Mitwirkungspflichten, zum anderen aber auch ein verändertes Verhalten der Finanzverwaltung durch zeitnähere Be­kanntgabe von Prüfungsanordnungen, zügigere Abwicklung von Betriebsprüfungen, Be­nen­nung von Prüfungsschwerpunkten und Führen von Zwischengesprächen.

Wer einem allgemeinen Mitwirkungsverlangen (Auskünfte, steuerrelevante Daten, Daten­zugriff, Raum für die BP, Betriebsbesichtigung) nicht nachkommt, an den kann ab 2025 nach 6 Monaten ein sog. qualifiziertes Mitwirkungsverlangen gerichtet werden, welches im Falle einer Nichterfüllung mit Verlängerung von Verjährungsfristen und einem Mitverzöge­rungs­geld (EUR 75 pro Verzögerungstag max. 150 Tage) sowie in Widerholungsfällen mit einem Zuschlag zum Mitverzögerungsgeld sanktioniert wird.

Mitwirkungen betreffen insbesondere die Vorlage steuerrelevanter Daten. Diese können mit der Prüfungsanordnung künftig innerhalb einer angemessenen (kurzen) Frist verlangt werden. Sind entsprechende Daten mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, sind diese (seit 2002) in einem maschinell auswertbaren Format an die Finanz­behörde zu übertragen. Zu den steuerrelevanten Daten gehören neben den reinen Finanz­buchhaltungsdaten auch alle steuerrelevanten Vorsysteme wie u.a. Kassen, Anlagebuch­haltung, Lohn, Warenwirt­schaft, Zeiter­fassungen, Taxameter, Faktura, Zahlungsverkehr. Daher sind auch die entsprechenden elektronischen Daten so zu erfassen und zu speichern, dass diese auch später noch bei Anforderung in einem maschi­nell auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden können. Wenn der Finanzverwal­tung bspw. elektronische Kassen­daten nicht nach der Vorgabe der einheitlichen digitalen Schnittstellen § 41 EStG, § 146a AO iVm Kassen­sicherungsVO zur Verfügung gestellt werden, gilt künftig die Vermutung der sach­lichen Richtigkeit der ordnungsgemäßen Buchführung nicht mehr, vgl. § 158 Abs. 2 AO. Daneben ist dem Prüfer auch eine Verfahrensdokumentation für jedes DV-System vorzu­legen, aus der Inhalt, Auf­bau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Wurden die mit der Prüfungsanordnung angeforderten Unterlagen vorgelegt, werden nun Prüfungsschwerpunkte vom Betriebsprüfer vor Beginn mitgeteilt, vgl. § 197 Abs. 4 AO.

Steuerpflichtige sollten sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen und sicherstellen, dass sie über die notwendigen Systeme und Prozesse verfügen, um den Anforderungen der Betriebsprüfung gerecht zu werden.

Wer wann mit einer Betriebsprüfung zu rechnen hat, ergibt sich im Wesentlichen aus der Eingruppierung in bestimmte Größenklassen oder bei Vorliegen von Auffälligkeiten. Die Eingruppierung mit Anhebung der Größenmerkmale (Umsatz/ Gewinn) wird alle 3 Jahre - jetzt wieder zum 01.01.2024 – aktualisiert.

Wir begleiten Sie sicher durch Ihre Betriebsprüfung.